Im Rahmen der dezentralen Arbeit treffen sich Mitarbeitende vorrangig digital. Auch Workshops werden vermehrt virtuell abgehalten. Und zwar sowohl intern innerhalb des Unternehmens wie auch mit externen Kontakten. Was innerhalb des Unternehmens funktioniert, kann sich ändern, wenn externe Kontakte dazu kommen. Kommen dann noch unterschiedliche Affinitäten zu digitalen Arbeitstools dazu oder Unterschiede in der technischen Infrastruktur haben sich folgende drei Vorgehensweisen bewährt, um das Aufsetzen und den Start von Online-Workshops besser zu planen:
- Wer sicher sein will, das richtige Videokonferenz -Tool einzusetzen, der sollte im Vorfeld fragen. Und zwar alle Beteiligten. Denn wenn die Einladung bereits versendet ist, und dann die Herausforderungen aufkommen, dass Einzelne aufgrund der Kompatibilität mit den in den jeweiligen Unternehmen „gesetzten“ Systemen potentiell nicht teilnehmen kann, wird es bereits kompliziert. Mit Hilfe von gängigen Befragungs-Tools können zum Beispiel im Vorfeld die einzelnen Teilnehmenden zu den präferierten oder vorgegebenen Systemen befragen werden. Damit sind die Basis-Voraussetzungen in der Regel geklärt. Stellt sich dann noch die Frage nach dem geeigneten Kollaboration-Tool beispielsweise zur Verdeutlichung von Ergebnissen im Rahmen von digitalen Whiteboards, so können diese Fragen ebenfalls im Vorfeld geklärt werden, damit auch hier entsprechend geplant werden kann.
- Wer sicher sein will, dass die Theorie auch in der Praxis funktioniert, der investiert ein bisschen mehr Zeit für eine „Live-Probe“. Klingt sehr aufwändig, muss es aber nicht sein. Das Set-Up des Workshops wird im Vorfeld einfach einmal „durchgespielt“ – und zwar mit Teilnehmenden, die nicht für den eigentlichen Workshop vorgesehen sind. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass die versendeten Links zur Teilnahme auch funktionieren. Auch die eingeplante Zeit kann durchaus nochmal auf dem Prüfstand stehen.
- Werden Tools eingesetzt, die nicht allen Teilnehmenden gleichermaßen bekannt sind, sollte entweder im Vorfeld eine Übungs-Session angesetzt werden oder im Rahmen des Workshops genügend Zeit gelassen werden, damit sich alle Teilnehmenden mit den Funktionsweisen des Tools auseinander setzen können und beispielsweise das Ausfüllen von digitalen Post-ist üben können. Verbindet man diese Übung dann noch mit einer digitalen Ankomm-Runde ist auch für die Vorstellung aller Teilnehmenden gesorgt. Denn der Kontakt-Aufbau zwischen Teilnehmenden fällt – vor allem, wenn sich der Kreis noch nicht oder nur teilweise kennt – digital durch den Wegfall von Eindrücken häufig schwerer. Auch aufgrund von einer anderen Verbindlichkeit, die mit einem Workshop, der digital stattfindet, einher gehen kann.
Es gibt gute Strategien und Abläufe, die auch den digitalen Workshop zum Erfolg werden lassen.
Wir von ShiftRaum setzen unser Beratungs-Portfolio natürlich digital um, bieten aber auch konkrete Unterstützung bei Fragen zur Durchführung von digitalen Workshops oder Meeting wie auch Trainings zu digitaler Moderation.